Núm. 2.983 exenta.- Valparaíso, 24 de abril de 2012.-
Vistos:
Lo dispuesto en la Ordenanza de Aduanas, en la ley
19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de
certificación de dicha firma, y en la ley 19.880, que establece bases de los
procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la
Administración del Estado.
El decreto supremo Nº 77/04, decreto supremo Nº 81/04,
decreto supremo Nº83/04 y decreto supremo Nº 158/06, todos del Ministerio
Secretaría General de la Presidencia.
La resolución Nº 4.928, de 28.12.01, del Director
Nacional de Aduanas, que dicta las normas sobre el uso de la firma electrónica
en la documentación y tramitación que se realice ante y desde el Servicio
Nacional de Aduanas, mediante transmisión electrónica de datos a través de las
Redes Públicas de Internet.
La resolución Nº 6.493, de 28.12.01, del Director
Nacional de Aduanas, que establece la Política General de Seguridad de la
Información del Servicio.
La resolución Nº 1.300/06, del Director Nacional de
Aduanas, que establece el Compendio de Normas Aduaneras.
Considerando:
Que constituyen obligaciones de los despachadores de
aduana, entre otras, confeccionar la declaración de destinación aduanera
conforme con los documentos de base que se requieran, de acuerdo con lo
establecido por el Director Nacional de Aduanas; formar con dichos documentos
de base la carpeta de despacho y conservar los documentos relativos a la
operación aduanera por un plazo de 5 años.
Que los artículos 3º y 7º de la ley 19.799, establecen
como principio fundante de la ley, la equivalencia de los soportes. De esta
manera, los actos suscritos por medio de firma electrónica serán válidos de la
misma manera y producirán los mismos efectos que los expedidos por escrito y en
soporte de papel.
Que, por otra parte, la ley 19.880 establece que el
procedimiento administrativo podrá realizarse a través de técnicas y medios
electrónicos.
Que se hace necesario establecer un sistema de
conservación de los documentos de base del despacho aduanero que incorpore los
adelantos tecnológicos, generando consecuentemente una agilización en la
fiscalización y devolución de los documentos de base por parte del Servicio y
en el archivo, mantención y conservación de éstos, por parte del agente de aduana.
Que, de acuerdo con la legislación vigente, es posible
que el agente de aduana confeccione las carpetas de despacho en formato digital
y que, de esta manera, cumpla con la obligación aduanera de conservación de los
documentos de base utilizados en el despacho. Para tal efecto, deberá cumplir
con los requisitos y procedimiento que en tal sentido se establecen en esta
resolución, debiendo procurar los mecanismos electrónicos suficientes para el
adecuado resguardo de la información, que deberá conservar por el plazo
establecido en la Ordenanza de Aduanas y sujeto a las responsabilidades
establecidas en el mismo cuerpo legal.
Que el agente de aduana deberá utilizar la firma
electrónica avanzada, en ejercicio de la facultad establecida en el inciso 5
del artículo 195 de la Ordenanza de Aduanas.
Que en ningún caso se modifica la responsabilidad del
agente de aduana por el incumplimiento de la obligación de conservación de la
documentación de base de la destinación aduanera durante los plazos establecidos.
Que, en caso de optar por la mantención en formato
electrónico de la carpeta de despacho, la fiscalización que efectúe el Servicio
de Aduanas se realizará a los documentos electrónicos o digitalizados que se
incorporen a la carpeta.
Que es necesario dictar la regulación administrativa
que establezca el marco normativo, y
Teniendo presente las normas citadas, las facultades
que se me otorgan en el decreto con fuerza de ley Nº 30, de 2005, del
Ministerio de Hacienda, que fija el texto de la Ordenanza de Aduanas; el
decreto con fuerza de ley Nº 329, de 1979, del Ministerio de Hacienda, Ley
Orgánica del Servicio Nacional de Aduanas; el decreto ley Nº 2.554, de 1979,
que establece la facultad exclusiva del Director Nacional de Aduanas para
interpretar administrativamente la legislación, cuya aplicación o fiscalización
le corresponde al Servicio, y la resolución Nº 1.600, de 2008, de la
Contraloría General de la República, sobre exención del trámite de toma de
razón, dicto la siguiente:
Resolución:
Establécese el marco
regulatorio de las carpetas de despacho electrónicas:
I. DISPOSICIONES GENERALES:
1. La presente resolución
establece los requisitos que deberán cumplir los agentes de aduana y las
empresas prestadoras de servicios de carpetas de despacho electrónicas
encargadas del almacenamiento y administración de dichas carpetas, así como las
características mínimas de los documentos electrónicos que las conforman.
2. El uso, almacenamiento y
administración electrónica de las carpetas de despacho deberá cumplir con la
legislación y normativa actualmente en uso bajo el formato papel de dichas
carpetas, tales como integridad de la información, disponibilidad de ella,
acceso desde el Servicio Nacional de Aduanas y responsabilidad de la debida
custodia por parte de los agentes de aduana.
3. El agente de aduana, previa
solicitud, deberá poner a disposición del Servicio Nacional de Aduanas la
carpeta de despacho electrónica cerrada, en los plazos y forma que se
establecen en la presente resolución.
4. Las carpetas de despacho de
los agentes de aduana que no mantengan contrato con ninguna prestadora de
servicio de carpeta o que se mantengan en formato papel, durante el período en
que la implementación del presente proyecto es de carácter voluntario, según
señala el cronograma del apartado I, numeral 7 a continuación, serán
solicitadas mediante el correo electrónico generado a través del Sistema de
Solicitud de Carpetas de Despacho. Estas carpetas deberán ser presentadas
dentro de las 24 horas siguientes al envío de la comunicación. La presentación
de la carpeta de despacho, electrónica o en papel, fuera del plazo establecido
será sancionada conforme con lo dispuesto en el artículo 176 de la Ordenanza de
Aduanas.
5. La carpeta de despacho que
haya sido conformada en formato electrónico no podrá modificar su naturaleza y,
en consecuencia, no podrá volver al formato papel para ser presentado ante el
Servicio Nacional de Aduanas.
6. La carpeta de despacho
electrónica será exigible para todas las declaraciones de destinación aduanera
a contar del 31 de diciembre de 2013, sustituyendo los documentos en formato
papel.
7. No obstante, el sistema
comenzará a operar para las carpetas que correspondan a operaciones objeto de
fiscalización a posteriori, de acuerdo con el siguiente cronograma:
8. Definiciones. Para los
propósitos de esta resolución, se entenderá por:
8.1 Autenticación: proceso de confirmación
de la identidad del usuario que generó un documento electrónico o carpeta
electrónica y/o que utiliza un sistema electrónico, ya sea para consultar,
modificar, eliminar, etc.
8.2 Bitácora: registro cronológico de
todos los eventos que ocurren en la carpeta electrónica.
8.3 Carpeta Despacho Electrónica:
expediente electrónico conformado por todos los documentos de base exigidos por
el Servicio Nacional de Aduanas, para la confección de una destinación aduanera
determinada.
8.4 Certificado firma electrónica:
certificación electrónica que da fe del vínculo entre el firmante o titular del
certificado y los datos de creación de la firma electrónica.
8.5 Código del Agente de Aduana: código
único identificador del agente otorgado por resolución de Aduana, de acuerdo
con el Anexo Nº 51 de la resolución Nº 1.300/06.
8.6 Confidencialidad: aseguramiento de la
carpeta electrónica, los documentos y la información que contienen, sean
conocidos sólo por quienes están autorizados para ello.
8.7 Disponibilidad: aseguramiento de que
los usuarios autorizados por Aduana tengan acceso oportuno a la carpeta
electrónica y sus métodos de procesamiento.
8.8 Documento electrónico: toda
representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o
recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir
su uso posterior.
8.9 Documento digitalizado: es un
documento electrónico, cuyo origen es un documento en soporte papel, el cual,
mediante un proceso de digitalización, ya sea con escáneres, cámaras
fotográficas digitales, o cualquier otro sistema de digitalización de
documentos, genera una representación electrónica de dicho documento y que para
efectos de su incorporación en la carpeta el agente de aduana debe autentificar
como ministro de fe.
8.10 Documento reservado: aquellos
documentos cuyo conocimiento está circunscrito al ámbito de la respectiva
unidad del órgano a que sean remitidos, en virtud de una ley de quórum
calificado o de una norma administrativa dictada en conformidad a ella, que les
confiere tal carácter.
8.11 Firma electrónica avanzada: aquella
certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que
el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule
únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la
detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del
titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.
8.12 Indexación: operación de ordenar los
registros contenidos en un documento, archivo o elemento de manera especial, en
función de ciertos parámetros definidos previamente.
8.13 Integridad: salvaguardia de la
exactitud y totalidad de la información y de los métodos de procesamiento del
documento electrónico y carpeta de despacho electrónica, así como de las
modificaciones realizadas por entes debidamente autorizados.
8.14 Interoperabilidad: capacidad que
permite a sistemas heterogéneos, operar y comunicarse entre sí.
8.15 Metadato: datos que proporcionan
información o documentación acerca de otros datos o documentos administrados en
alguna aplicación o ambiente.
8.16 Número de despacho: es el número
interno de despacho que el agente de aduana asigna a la operación desde el
momento de su generación, incluyendo el código del agente.
8.17 Reparo: procedimiento por el cual el
agente de aduana podrá subsanar defectos menores en la confección de la carpeta
de despacho electrónica, según tabla definida en el modelo operacional
tecnológico.
8.18 Repositorio: estructura electrónica
donde se almacenan documentos electrónicos.
8.19 Prestadora de Servicios de Carpetas de
Despacho Electrónicas: personas jurídicas constituidas en Chile, que otorguen
el servicio de administración (creación, modificación, conservación, control,
etc.), acceso y disponibilidad de las carpetas de despacho electrónicas.
8.20 Política de Seguridad: Conjunto de
normas o buenas prácticas, declaradas y aplicadas por una organización, cuyo
objetivo es disminuir el nivel de riesgo en la realización de un conjunto de
actividades de interés, o bien garantiza la realización periódica y sistemática
de este conjunto. Para efectos de la presente resolución se refiere a lo
establecido en el numeral 7.
8.21 ML Schema: lenguaje (gramática) para
especificar esquemas de XML.
II. DEL PROCESO DE ACREDITACIÓN, AUTORIZACIÓN, CANCELACIÓN O TÉRMINO DE LA
GESTIÓN DE LA CARPETA DE DESPACHO ELECTRÓNICA.
La carpeta de despacho electrónica podrá ser creada y
administrada desde sistemas informáticos de propiedad de prestadoras de
servicios o del respectivo agente de aduana. En ambos casos, para prestar el
servicio de carpeta de despacho electrónica, las empresas deberán ser
autorizadas por resolución del Director Nacional de Aduanas para operar y se
incorporarán al registro que administrará para tal efecto la Subdirección de
Fiscalización.
El agente de aduana deberá informar, con una
anticipación mínima de 5 días hábiles siguientes a la fecha de firma del
contrato respectivo, a la mencionada Subdirección, el nombre de la empresa
contratada como prestadora de servicios de carpeta de despacho electrónica o la
opción de almacenamiento en los sistemas propios del agente de aduana.
A. De la acreditación, autorización, cancelación o
término en empresas Prestadoras de Servicios de Carpetas de Despacho
Electrónicas.
1. Acreditación y autorización.
1.1 Las prestadoras de servicios de
carpetas de despacho electrónica deberán estar constituidas como personas
jurídicas, teniendo por objeto principal la creación, modificación,
conservación y administración de documentos electrónicos y digitales de uno o
más agentes de aduana. Su capital social pagado no podrá ser inferior a 2.500
Unidades de Fomento a la fecha de su autorización.
1.2 Con el objeto de obtener la
acreditación respectiva, la prestadora de servicios deberá documentar ante el
Servicio Nacional de Aduanas el cumplimiento de los requisitos técnicos
establecidos en el documento anexo de la presente resolución, denominado
"Especificaciones del Modelo Operacional y Tecnológico de Carpeta de
Despacho Electrónica".
1.3 El cumplimiento de los requisitos
legales, administrativos y técnicos serán verificados de acuerdo a "Pautas
de acreditación de proveedores tecnológicos para carpeta de despacho
electrónica".
1.4 Para solicitar la autorización para
operar como prestadora de servicios de carpeta de despacho electrónica, se
deberá presentar una solicitud ante la Subdirección de Fiscalización de la
Dirección Nacional de Aduanas, adjuntando los documentos detallados en las
"Pautas de acreditación de proveedores tecnológicos para carpeta de
despacho electrónica".
1.5 La solicitud de acreditación será
cursada dentro de los plazos estipulados en el documento anexo "Pautas de
acreditación de proveedores tecnológicos para carpeta de despacho
electrónica".
1.6 La solicitud de inscripción será
rechazada cuando el solicitante no cumpla con alguno de los requisitos
establecidos en esta resolución o por otros motivos fundados cuando exista una
causal que haga aconsejable su denegación.
1.7 El Servicio de Aduanas autorizará a la
empresa prestadora de servicios de carpeta de despacho electrónica
indefinidamente. Sin embargo, cada 3 años la empresa deberá validar su
acreditación en lo relativo al cumplimiento de los requisitos técnicos exigidos
por el Servicio de Aduanas. Para esto deberá presentar la solicitud dentro de
los 60 días corridos anteriores al vencimiento de la acreditación vigente.
1.8 Las empresas prestadoras de servicios
de carpeta de despacho electrónica deberán mantener un registro a disposición
del Servicio Nacional de Aduanas de los agentes de aduana que mantienen sus
carpetas de despacho electrónicas, en el que quedará constancia de clientes
actuales y de aquellos cuyos contratos hayan terminado por cualquier causa.
1.9 Las prestadoras de servicios de
carpetas de despacho electrónica deberán publicar, en su sitio web, la
resolución de aduana que lo autoriza a operar como proveedor de servicios de
carpeta de despacho electrónica.
1.10 Las empresas o agentes de aduana que
quieran acreditarse ante el Servicio, podrán solicitar en forma previa a esta
etapa la realización de pruebas técnicas con el objeto de evaluar el
cumplimiento de los requisitos señalados en el anexo "Especificaciones del
Modelo Operacional y Tecnológico de Carpeta de Despacho Electrónica".
El Servicio Nacional de Aduanas proporcionará el
prototipo y protocolo de mensajes vigentes, al momento en que las empresas
indiquen su voluntad de incorporarse a la etapa de pruebas técnicas.
2. Cancelación de la autorización otorgada.
2.1 El Servicio Nacional de Aduanas podrá
cancelar la autorización a una Prestadora de Servicios de Carpetas de Despacho Electrónicas,
cuando sea solicitada voluntariamente por ésta o cuando se verifiquen algunas
de las siguientes causales:
a) Dejar de cumplir con
cualquiera de los requisitos, exigencias u obligaciones contenidas tanto en la
presente resolución como en la que acepta su operación, o de cualquiera otra
disposición que le sea aplicable y que regule su operación ante el Servicio de
Aduanas. Sin perjuicio de lo anterior, en casos debidamente calificados, el
Director Nacional podrá otorgar un plazo máximo de 60 días, para que la empresa
subsane el incumplimiento observado, previa solicitud escrita por parte del
representante legal de la entidad.
b) Declaración de quiebra o
caer en insolvencia.
c) Cuando no se presente la
renovación de la certificación dentro del plazo establecido en el apartado II,
letra A, numeral 1.7.
d) Por resolución fundada del
Director Nacional de Aduanas, cuando las circunstancias de hecho lo
justifiquen.
2.2 Cuando la cancelación se funde en alguna
de las causales señaladas en el número anterior, el Servicio Nacional de
Aduanas comunicará la decisión adoptada a los agentes de aduana que tengan
contrato vigente con la prestadora cancelada, con el objeto que trasladen las
carpetas de despacho a una prestadora habilitada. Lo anterior significa que no
podrán operar con dicha prestadora desde la fecha de notificación, la cual se
entenderá como la fecha de publicación en la página web del Servicio Nacional
de Aduanas de la cancelación respectiva.
2.3 La Prestadora de Servicios de Carpetas
de Despacho Electrónicas cancelada tendrá un plazo de 5 días corridos, contados
desde la fecha de notificación de la cancelación, para entregar las carpetas de
despacho electrónicas al agente de aduana respectivo. La entrega incluye tanto
las carpetas electrónicas, como todos los respaldos electrónicos de ella, en
formato PDF.
2.4 En caso que el Servicio cancele la
autorización a la prestadora, el agente de aduana deberá notificar al Servicio
la nueva prestadora contratada, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la
fecha de firma del contrato respectivo. En todo caso, la notificación al
Servicio deberá efectuarse dentro de los 20 días hábiles siguientes a la
notificación de la cancelación.
2.5 Tratándose de un cese voluntario, la
prestadora de servicios de carpeta electrónica deberá informar esta situación y
su fundamento, con una antelación de 60 días corridos, al Departamento de
Fiscalización de Agentes Especiales de la Subdirección de Fiscalización y a
cada uno de los agentes de aduana con documentos almacenados en ella.
3. Efectos del término de
contrato entre las partes o cese de la actividad.
3.1 En caso de que el agente de aduana
decida poner término al contrato con la prestadora de servicios de carpetas de
despacho electrónicas, notificará en la opción habilitada para tal efecto en el
apartado "Tramitación en Línea" de la página web del Servicio. La
mencionada notificación deberá efectuarse con una antelación mínima de 5 días hábiles
de la fecha en que efectivamente concluya la relación contractual, informando
el nombre de la nueva prestadora contratada o si va a operar por su cuenta, y
la fecha en que comenzará con el nuevo sistema. Este cambio no podrá
interrumpir la disponibilidad de las carpetas de despacho para el Servicio,
correspondiendo al agente de aduana arbitrar las medidas necesarias para
garantizar dicha circunstancia.
En este caso, el agente de aduana deberá trasladar a
la nueva prestadora o a sus propios sistemas, según sea el caso, todas las
carpetas de despacho electrónicas almacenadas en la antigua modalidad.
3.2 En el evento que el agente de aduana
sea cancelado o cese su actividad en calidad de tal, deberá entregar las
carpetas de despacho electrónicas y sus respaldos completos al Servicio de
Aduanas, en formato PDF.
3.3 Las cuestiones que surjan de la
aplicación del contrato suscrito entre el agente de aduana y la Prestadora de
Servicios de Carpetas de Despacho electrónicas, se resolverán, entre las
partes, conforme con el ordenamiento legal vigente.
B. De la acreditación y
autorización del Sistema de Carpetas de Despacho Electrónicas creadas y
administradas por Agentes de Aduana.
1. Los sistemas informáticos de
carpetas de despacho electrónicos creados y administrados por un agente de
aduana, se regirán por lo dispuesto en esta resolución, con excepción de lo
establecido en el apartado II, letra A, número 1.1.
2. El agente de aduana sólo
podrá administrar su propio sistema informático de almacenamiento de carpetas
de despacho electrónico, salvo en el caso de sociedades de agentes de aduana en
que se podrá utilizar un sistema común para los socios.
3. En el evento que el agente
de aduana que administra su propio sistema de carpeta de despacho electrónica,
sea cancelado o cese su actividad en calidad de tal, deberá entregar las
carpetas de despacho electrónicas y sus respaldos completos al Servicio de
Aduanas, en el plazo y términos establecidos en el apartado II, letra A,
numeral 3.2.
4. La responsabilidad del
agente de aduana se mantendrá subsistente, independiente de los contratos que
celebre con terceros, con el objeto de implementar su sistema de almacenamiento
de carpeta de despacho.
III. DE LOS PROCEDIMIENTOS APLICABLES EN LA GENERACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE
CARPETAS DE DESPACHO Y DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:
1. Carpetas de despacho electrónicas.
1.1 La generación y administración de las
carpetas de despacho electrónicas quedarán sujetas en todo a las normas
señaladas en los artículos 16 a 18 del párrafo 2° del Título III del DS 81, del
03.06.2004.
1.2 El identificador de la carpeta de
despacho electrónica será el número de identificación de la operación de
destinación aduanera.
1.3 La carpeta electrónica estará
conformada íntegramente por todos los documentos de base, digitalizados y/o
electrónicos, exigidos para la tramitación de la destinación aduanera. Lo
anterior es sin perjuicio de lo establecido en el apartado II, numeral 1.5
siguiente.
1.4 No podrán existir carpetas donde una
parte de los documentos sean mantenidos electrónicamente asociados a la
carpeta, y otra parte de los documentos sean mantenidos en formato papel, salvo
aquellos documentos que la legislación exija que deban mantenerse en su formato
de origen.
1.5 Respecto de aquellos documentos que la
legislación exige que sean conservados en su formato original, éstos deberán
ser digitalizados e incorporados a la carpeta electrónica. Sin perjuicio de lo
anterior, el Servicio Nacional de Aduanas podrá solicitar, mediante correo
electrónico dirigido al agente de aduana, que se presente dicho documento en su
formato de origen.
1.6 El estándar y estructura para las
carpetas de despacho electrónicas se encuentra regulado en el documento
"Especificaciones del Modelo Operacional y Tecnológico de Carpeta de
Despacho Electrónica".
1.7 Las carpetas de despacho electrónicas
deberán permitir sólo tres estados, los cuales son:
a) Abierto: desde que se genera
la carpeta con la asignación del número identificador por parte del agente de
aduana, de acuerdo a la normativa vigente, y asociada a una bitácora. Mientras
se encuentre en este estado se podrán incorporar documentos u otros eventos,
previo a su cierre.
b) Cerrado: se produce cuando
se han incorporado todos los documentos de base que amparan la destinación
aduanera, encontrándose con firma electrónica avanzada cada documento, la
bitácora y la carpeta.
c) Anulado: la carpeta quedará
en estado anulado cuando por resolución de Aduanas se haya autorizado la
anulación del despacho. En este caso, deberá quedar disponible en la carpeta
todo el historial de documentos asociados al despacho, incluyendo la resolución
que permite su anulación.
1.8 El cierre de la carpeta de despacho a
que se refiere el apartado II, numeral 1.7, letra b), debe producirse en los
plazos establecidos en el cronograma de implementación dispuesto en el apartado
I, numeral 5, del presente documento.
1.9 En todo caso, la carpeta de despacho
electrónica deberá encontrarse cerrada cuando se ponga a disposición del
Servicio Nacional de Aduanas.
1.10 Una vez puestas a disposición del
Servicio Nacional de Aduanas, dichas carpetas mantendrán tal condición durante
los 30 días corridos siguientes, contados desde la fecha en que se notifica al
Servicio de dicha situación.
1.11 Vencido el plazo establecido en el
1.10 anterior, el Servicio Nacional de Aduanas podrá renovar la solicitud respecto
de las mismas carpetas.
1.12 Será obligación del prestador de
servicios mantener las bitácoras de las carpetas en línea para ser consultadas
por el Servicio de Aduanas. Estas bitácoras disponibles corresponden a las
carpetas de despacho de igual o menos de 12 meses de antigüedad, contados desde
la fecha de aceptación de la declaración.
1.13 La unidad máxima de recuperación y
visualización de la bitácora será una a una.
2. Documentos electrónicos.
2.1 Los documentos que conformarán la
carpeta electrónica de despacho podrán ser originados ya sea a partir de
documentos en soporte papel o de documentos generados electrónicamente de
acuerdo con las normas chilenas sobre documento electrónico.
2.2 Los documentos generados en formato
electrónico deberán ser incorporados a la carpeta electrónica de despacho en
dicho formato.
2.3 La generación de un documento
electrónico a partir de un documento en soporte papel se efectuará mediante un
proceso de digitalización, el cual debe cumplir con los estándares mínimos de
digitalización, visualización y velar por la legibilidad de los documentos al
aplicar criterios de compresión de imágenes, en conformidad a lo establecido en
el documento "Especificaciones del Modelo Operacional y Tecnológico de
Carpeta de Despacho Electrónica".
2.4 Los estándares documentales de la
carpeta de despacho y sus documentos se encuentran definidos en el documento
"Especificaciones del Modelo Operacional y Tecnológico de Carpeta de
Despacho Electrónica". En todo caso, los documentos deberán regirse según
lo establecido en los artículos 7 a 15 del párrafo 1° del Título III del DS 81,
del 03/06/2004.
2.5 El documento deberá contener metadatos
que permitan su seguimiento. Como mínimo deberá quedar registrado el número de
despacho al cual se asocia el documento, tipo y número de documentos. Además,
deberá quedar registrado el número total de páginas que conforman el documento.
2.6 La incorporación o asociación de un
documento electrónico o digitalizado a la carpeta de despacho electrónica
correspondiente, tiene como requisito que dicho documento sea firmado
electrónicamente. Respecto de los documentos digitalizados, el agente de aduana
deberá utilizar firma electrónica avanzada.
2.7 Cada uno de los documentos emitidos en
formato papel deberá ser incorporado íntegramente. Tratándose de Documentos de
Transporte será obligación digitalizar cada hoja del documento, en anverso y
reverso. En el caso del resto de la documentación se deberá digitalizar por
hoja el anverso y el reverso, sólo si existe información.
2.8 A su vez, al momento de incorporar o
asociar un documento electrónico o digitalizado a la carpeta de despacho
electrónica correspondiente, deberá existir un proceso automático que valide la
indexación del documento a la carpeta correspondiente y no a otro despacho.
2.9 Deberá permitirse la descarga e
impresión de los documentos de las carpetas consultadas, como así de
sus correspondientes bitácoras, resguardando su integridad y autenticidad de
los documentos impresos con relación a los electrónicos.
2.10 Se entiende que los documentos que la
conforman, así como la carpeta de despacho en sí, se deben considerar como
documentos reservados circunscritos al ámbito de aplicación de las actividades
propias del quehacer del Servicio Nacional de Aduanas, los que se encontrarán
sujetos a las normas vigentes sobre la materia.
IV. DEL REPOSITORIO O ALMACENAMIENTO DE DATOS.
1. Las carpetas de despacho
electrónicas, así como sus documentos electrónicos asociados, deberán
mantenerse en repositorios accesibles por medios electrónicos desde el Servicio
Nacional de Aduanas, por un plazo no inferior a 5 años desde la fecha de
aceptación de la destinación aduanera asociada a la carpeta. Dentro del primer
año calendario siguiente al vencimiento del plazo señalado, el agente de aduana
deberá remitir estas carpetas a la Subdirección de Informática del Servicio
Nacional de Aduanas, en soporte físico o permitir la descarga en línea de la
referida información.
2. Los agentes de aduana y las
empresas prestadoras de servicios de carpetas de despacho, deberán cumplir con
los requerimientos de estándares y estructura del repositorio; así como los de
acceso y consultas definidos por parte del Servicio Nacional de Aduanas en el
documento técnico "Especificaciones del Modelo Operacional y Tecnológico
de Carpeta de Despacho Electrónica".
El Servicio de Aduanas solicitará la visualización de
una o varias carpetas de despacho electrónica directamente en los repositorios
de los prestadores de servicio, quienes deberán notificar en forma electrónica
y automática al agente de aduana correspondiente, dejando constancia del aviso
en las bitácoras de las carpetas solicitadas.
V. DE LA SEGURIDAD DE LOS DATOS ALMACENADOS.
1. Los proveedores de servicios
de las carpetas de despacho y los agentes de aduana, acreditados, deberán velar
por la integridad, disponibilidad, confidencialidad e integración del proceso y
de los elementos registrados.
2. La plataforma, sistemas y
procesos que soporten la carpeta de despacho electrónica deberán seguir las
recomendaciones de los Títulos III y IV del decreto supremo 83/2004, en
concordancia con el documento técnico "Especificaciones del Modelo
Operacional y Tecnológico de Carpeta de Despacho Electrónica" mencionado
precedentemente.
3. Asimismo, se deberá disponer
los medios informáticos necesarios que permitan la firma electrónica avanzada,
en los siguientes componentes:
a) Cada documento digitalizado
que se ingrese a la carpeta deberá ser firmado; de esta forma el agente de
aduana confirma su aceptación sobre los datos ingresados.
b) Cada vez que se realice una
modificación, se ingresará el documento modificado como un documento nuevo, que
tiene que estar firmado. Se deberá agregar información que permita identificar
el número de versiones. Los documentos antiguos no podrán ser eliminados de la
carpeta para permitir el seguimiento de los cambios.
c) La carpeta de despacho
cerrada deberá ser firmada por el agente de aduana.
4. Cada registro en la bitácora
deberá ser asegurado por el sistema, con firma electrónica avanzada, que
garantice que dicho elemento no ha sido modificado o alterado.
5. Tanto los agentes de aduana
como las empresas proveedoras que cuenten con los servicios de carpeta
electrónica deberán desarrollar un procedimiento de intercambio y recuperación
de los registros, específicamente para los respaldos entregados al Servicio de
Aduanas. Dicho procedimiento deberá ser seguritizado de manera de evitar fugas
de información ante eventuales pérdidas de los medios de respaldo.
VI. DEL REQUERIMIENTO DE LA CARPETA DE DESPACHO DURANTE EL PROCEDIMIENTO DE
FISCALIZACIÓN DE ADUANAS.
1. La fiscalización que efectúe el
Servicio Nacional de Aduanas se realizará analizando los documentos de base que
conforman la carpeta en formato papel o electrónico, que haya sido puesta a
disposición del Servicio, siendo responsabilidad del agente de aduana disponer
de los documentos en papel para el cumplimiento de las obligaciones
establecidas en otros cuerpos legales distintos de la legislación aduanera. Una
vez requerida formalmente la carpeta, no podrá ser objeto de cambios o
modificaciones.
2. Durante la fiscalización, el Servicio
podrá notificar al agente de aduana respectivo, para que subsane defectos
menores que hayan sido detectados en la carpeta de despacho electrónica,
conforme a la definición en tabla Anexo 2. La carpeta reparada deberá estar
disponible en el plazo de 24 horas contadas desde la respectiva notificación.
3. El ejercicio del procedimiento de
reparo no impide que Aduanas determine denunciar o aplicar sanciones conforme
la normativa vigente.
VII. DISPOSICIONES TRANSITORIAS.
1. Durante el período de ejecución del
proyecto Carpeta de Despacho Electrónica, dispuesto para la puesta en marcha
del proyecto, el agente de aduana podrá mantener carpetas de despacho en
formato papel y en formato electrónico. Sin embargo, cada carpeta deberá estar
compuesta íntegramente en uno de los dos formatos, de tal manera que todos los
documentos que conforman una carpeta en particular deberán tener la misma
naturaleza, salvo en aquellos casos que la legislación exija la existencia de
un determinado documento en formato de origen.
2. En este período, el Servicio Nacional
de Aduanas podrá solicitar las carpetas de despacho, tanto en formato papel
como en formato electrónico. En ambos casos, la carpeta deberá ser entregada al
Servicio dentro del plazo máximo de 24 horas, contados desde la notificación
del requerimiento.
VIII. Forman parte de la presente resolución los siguientes documentos anexos:
1. "Especificaciones del Modelo
Operacional y Tecnológico de Carpeta de Despacho Electrónica": este
documento técnico contiene el estándar y estructura de la carpeta de despacho
electrónica, de los documentos que la conforman y del repositorio.
2. "Pautas de Acreditación de los
Proveedores Tecnológicos": este documento contiene los requisitos técnicos
que deben cumplir los agentes de aduana y las empresas interesadas en prestar
el servicio de repositorio de carpeta de despacho electrónica.
3. "Protocolo de mensajes":
documento que contiene el detalle de los XML que deberán ser utilizados para
efectuar los desarrollos previstos en el Modelo Operacional.
Estos documentos se encontrarán publicados en la
página web del Servicio de Aduanas, los que se entenderán actualizados con la
sola publicación de una nueva versión en dicha página, lo que se comunicará
mediante correo electrónico al contacto designado por la prestadora de
servicios de carpeta de despacho electrónica que se encuentre autorizada por el
Servicio.
IX. Derógase la resolución 1.315, de 25.02.09, del Director Nacional de
Aduanas.
X. La presente resolución comenzará a regir desde su publicación en el Diario
Oficial.
Anótese, comuníquese y
publíquese en el Diario Oficial y en el sitio web del Servicio.- Rodrigo González
Holmes, Director Nacional de Aduanas (S).
